वर्कफ़्लो को अक्सर प्रिंटिंग प्रेस के अपने कारखाने से आगे बढ़ाने की आवश्यकता होती है, एक तरफ़ उत्पादन और परिवहन के लिए सामग्री और रसद के ग्राहकों और संभावित आपूर्तिकर्ताओं के साथ संपर्क स्थापित करना। तेजी से, कस्टम सॉफ़्टवेयर विकास इसे प्राप्त करने की कुंजी साबित हो रहा है, क्योंकि ऐसा कोई एक-आकार-फिट-सभी समाधान नहीं है जो प्रत्येक व्यवसाय की अनूठी ज़रूरतों को पूरा करता हो।
जिस तरह हर व्यवसाय अलग होता है, उसी तरह आप प्रत्येक व्यवसाय के लिए अपने वर्कफ़्लो को अनुकूलित करने के लिए कई तरह के टूल और तरीकों का उपयोग कर सकते हैं। एक तरीका बाहरी पक्षों, चाहे वे ग्राहक हों या आपूर्तिकर्ता, के लिए एक "प्लग इन" इंटरफ़ेस प्रदान करना है, ताकि आप उन्हें जो भी डेटा या नियंत्रण विकल्प देना चाहते हैं, उससे जुड़ सकें। दूसरी ओर, आप एक पूर्ण समर्पित वर्कफ़्लो बना सकते हैं जो आपके ग्राहकों और/या आपूर्तिकर्ताओं के साथ मिलकर विशिष्ट उत्पादन और रसद चुनौतियों को हल करता है, मुद्रण से परे सेवाओं की पहुँच को प्रभावी ढंग से बढ़ाता है, और ग्राहकों को अधिक "चिपचिपा" बनाता है। यहाँ हम दोनों के उदाहरण प्रस्तुत करते हैं।
एपीआई ने खोले दरवाजे
ग्राहकों को मौजूदा स्वचालित उत्पादन प्रणालियों से कनेक्टिविटी प्रदान करने का एक तरीका एपीआई के माध्यम से है। संक्षिप्त नाम एप्लीकेशन प्रोग्रामिंग इंटरफ़ेस (एप्लिकेशन प्रोग्रामिंग इंटरफ़ेस) है, जो एक सॉफ़्टवेयर सिस्टम के लिए दूसरे सॉफ़्टवेयर सिस्टम से संवाद करने या नियंत्रित करने का एक तरीका है, संचालन को लागू करने के लिए संहिताबद्ध और प्रकाशित नियमों का एक सेट। इन संचालनों के दायरे में डेटा का आदान-प्रदान (आर्ट फ़ाइलें अपलोड करना या जॉब स्टेटस को वापस फीड करना) शामिल हो सकता है, जब कुछ शर्तें पूरी होती हैं, जैसे कि प्रिंट कतार में जॉब की पूर्व-जांच और सबमिट करना।
व्यवहार में इसका एक उदाहरण सोलोफ्लो है, एक एपीआई जिसे सोलोप्रेस ने ग्राहकों के अनुरोधों के जवाब में 2023 की गर्मियों में लॉन्च किया था। सोलोप्रेस में वरिष्ठ सॉफ्टवेयर और बीआई डेवलपर जिल पिकल्स बताते हैं: "इन कंपनियों के पास अपना खुद का एमआईएस है और अक्सर उनके पास डेवलपर्स भी होते हैं, जिसका मतलब है कि वे हमारी वेबसाइट का उपयोग किए बिना ऑर्डर ट्रांसमिट कर सकते हैं, जिसके लिए मैन्युअल इनपुट की आवश्यकता होती है; व्यापार ग्राहकों पर अधिक कार्यभार होता है, इसलिए इस प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करना एक अच्छा निवेश है।
एपीआई सोलोप्रेस के सिस्टम तक पहुंच की अनुमति देता है ताकि सोलोप्रेस द्वारा परिभाषित मापदंडों के भीतर डेटा का अनुरोध या भेजा जा सके। सुश्री पिकल्स ने कहा: "इसका उपयोग करना ग्राहकों पर निर्भर करता है, और प्रिंट शो में कुछ लोगों ने खुले तौर पर स्वीकार किया कि वे किसी विशेष कार्य विनिर्देश की कीमत कम करके मूल्य मिलान के लिए इसका उपयोग कर रहे थे, और हम स्पष्ट रूप से आशा करते हैं कि अधिकांश लोग इसका उपयोग ऑर्डर पोस्ट करने के लिए करेंगे।"
API डेटा को द्विदिशीय रूप से प्रवाहित करने की अनुमति देता है, ताकि उपयोगकर्ता उत्पाद विशेषताओं को एकत्र कर सकें, कीमतें पा सकें या डिज़ाइन ड्राफ्ट के साथ ऑर्डर सबमिट कर सकें। जब कोई ऑर्डर सबमिट किया जाता है, तो ग्राहक को एक जॉब नंबर प्राप्त होता है जिसका उपयोग उनके जॉब की प्रगति को ट्रैक करने के लिए किया जा सकता है, जिसमें पोस्ट-शिपमेंट ट्रैकिंग जानकारी भी शामिल है। API का एक आगामी संस्करण URL सबमिट करने की क्षमता जोड़ेगा ताकि सोलोप्रेस आगे कॉल किए बिना क्लाइंट के सिस्टम को "वापस भेज" सके। API कॉल फ़ॉर्मेटिंग, API कॉल किए जाने पर सत्यापन और कॉल किए जाने पर अपेक्षित सिस्टम व्यवहार के लिए दस्तावेज़ीकरण प्रदान करने के अलावा, पिकल्स का कहना है कि सोलोप्रेस मदद करने के लिए वह सब कुछ करेगा जो वह कर सकता है।
कस्टम वर्कफ़्लोज़ प्रक्रियाओं में सुधार करें
स्टीफन ऑस्टिन एक 255-साल पुराना व्यवसाय है जो पिछले 70 वर्षों से उच्च और सतत शिक्षा संस्थानों को सुरक्षित मुद्रण, परीक्षण पेपर पूर्ति और वितरण सेवाएँ प्रदान करने में माहिर है। 2018 में, इसने यूनिवर्सिटी कॉलेज लंदन (UCL) के साथ एक प्रमुख परियोजना शुरू की जिसका उद्देश्य व्यस्त मई/जून अवधि के दौरान परीक्षा पत्रों के उत्पादन और वितरण को सरल बनाना था।
पहले, इसमें वाणिज्यिक प्रिंटर शामिल थे, जिसे यूके के बिक्री प्रमुख स्टीफन ऑस्टिन एलिजाबेथ बोवरमैन "मानक कॉपी कार्य" कहते थे, ऊपरी बाएं कोने में सुई और धागे से कागज बांधना, बॉक्स पर लेबल लगाना और उसे प्रकार के अनुसार पैक करना और उसे वितरित करना। प्रेस को भेजी गई सामग्री, मुद्रित या यूसीएल को वापस की गई सामग्री का पता नहीं लगाया जा सकता है, और वितरण के साथ संभावित सुरक्षा मुद्दे हैं। यूसीएल इन सभी मुद्दों को संबोधित करने के लिए उत्सुक है।
स्टीफन ऑस्टिन के पास अपनी खुद की इन-हाउस डेवलपमेंट टीम थी और उन्होंने प्रक्रिया को फिर से तैयार करने के लिए यूसीएल के साथ काम करने के लिए वरिष्ठ डेवलपर्स को काम पर रखा था। यह स्पष्ट है कि नया वर्कफ़्लो मॉडल मौजूदा प्रक्रियाओं में फिट नहीं बैठता है और काम करने के और तरीके लाने के लिए बदलाव की ज़रूरत है।
यूसीएल के परीक्षा विभाग में छह लोगों की एक कोर टीम है, जिनमें से कोई भी डिज़ाइन दस्तावेज़ अपलोड कर सकता है, और मुख्य मुद्दों में शामिल है कि यूसीएल को डिज़ाइन दस्तावेज़ कैसे प्रदान करने चाहिए, स्टीफन ऑस्टिन के आंतरिक वर्कफ़्लो में उपयोग के लिए नाम/नौकरी संदर्भ कैसे असाइन किए जाने चाहिए, और उनका उपयोग कैसे किया जाना चाहिए। कंपनी के प्रिज्म एमआईएस (अब पेस) और प्लैनेटप्रेस कंपोजिटिंग और फैब्रिकेशन सॉफ़्टवेयर के बीच असहमति थी, जो उस समय दो अलग-अलग सिस्टम थे।
समाधान में स्टीफन ऑस्टिन के भीतर कस्टम कार्य शामिल था, सिस्टम को एक दूसरे से और मौजूदा पोर्टल से जोड़ना जिसके माध्यम से डिज़ाइन फ़ाइलें अपलोड की जा सकती थीं। यूसीएल परीक्षा शेड्यूल को प्रत्येक पंक्ति के साथ भेजा गया है, जिसमें उस परीक्षा पेपर और प्रिंटिंग असाइनमेंट के लिए एक अद्वितीय पहचानकर्ता निर्दिष्ट किया गया है, और यूसीएल स्टाफ आर्टवर्क फ़ाइल नाम में संख्या का उपयोग करता है ताकि आने वाली डिज़ाइन फ़ाइलों का MIS के भीतर मिलान किया जा सके। स्वचालित सत्यापन प्रक्रिया जाँचती है कि आर्टवर्क फ़ाइल का नाम अद्वितीय पहचानकर्ता से मेल खाता है और ग्राहक सेवा से मेल न खाने वाली किसी भी चीज़ को चिह्नित करता है।
डिज़ाइन फ़ाइल सुरक्षा को अपलोड समय पर एन्क्रिप्शन द्वारा बनाए रखा जाता है और केवल बाहरी-सामने वाले नेटवर्क से प्रेषित होने पर ही डिक्रिप्ट किया जाता है। मुद्रण कैनन और ओसी प्रेस पर किया जाता है। ग्राहक सेवा विभाग ग्राहक रिपोर्ट प्रदान करता है जिसमें प्रमुख मील के पत्थर शामिल होते हैं। परियोजना के कार्यान्वयन का UCL पर महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ा है। इसका एक पहलू "समायोजन पैकेज" का प्रावधान है। ये SEN छात्रों के लिए संशोधित परीक्षा पैकेज हैं, जिन्हें पेपर पूरा करने के लिए अतिरिक्त समय दिया जा सकता है या कमरे में अपने दम पर परीक्षा देने की अनुमति दी जा सकती है, साथ ही दृष्टिबाधित लोगों को समायोजित करने के लिए पेपर रंग, फ़ॉन्ट शैली और आकार जैसे प्रिंट-विशिष्ट परिवर्तन भी किए जा सकते हैं।
पेपर सुबह और दोपहर की परीक्षा के शेड्यूल के अनुसार पैक किए जाते हैं, एक्सेल सेंटर स्पेस में सीटिंग आवंटन को समायोजित करने के लिए सटीक मात्रा में, जहां यूसीएल परीक्षाएं आयोजित की जाती हैं। यह प्रॉक्टर के लिए कमरे को तैयार करने के काम को बहुत आसान बनाता है, खासकर सुबह और दोपहर के सत्रों के बीच। यूनिवर्सिटी कॉलेज लंदन (यूसीएल) में परीक्षाओं के तत्कालीन प्रमुख जोआन मोर्स ने कहा कि "इससे हमें प्रक्रिया को पूरी तरह से अपडेट करने की अनुमति मिली, जिससे महत्वपूर्ण संसाधनों की बचत हुई और त्रुटियों में कमी आई", उन्होंने कहा कि अकेले परीक्षा के समायोजन से संबंधित कार्य के हिस्से ने संसाधन निवेश का लगभग 30% बचाया।
बोवरमैन ने कहा कि यूसीएल ने वास्तव में इसे दो बार लागू किया था, जिसमें कोरोनावायरस महामारी के दौरान सभी परीक्षाएँ ऑनलाइन ली गई थीं। पहले पुनरावृत्ति के अनुभव को दूसरे पुनरावृत्ति के विकास में वापस लाया गया है। 2023 की परीक्षा दूसरा वर्ष है जब "नई" प्रणाली पूरी तरह से चालू है, और नई तकनीक उपलब्ध होने पर आगे के विकास की उम्मीद है।
वह पुष्टि करती हैं कि यूसीएल के लिए विकसित मॉडल स्वाभाविक रूप से पोर्टेबल है, लेकिन बताती हैं कि अलग-अलग ग्राहकों की ज़रूरतें और काम करने के तरीके अलग-अलग होंगे। "हम उन समस्याओं के लिए कौशल और समाधान प्रदान कर सकते हैं जिनके बारे में संभावित ग्राहकों को पता भी नहीं होगा।" उन्होंने कहा कि कुछ लोगों के लिए सिर्फ़ सुरक्षा सुविधाएँ जोड़ना ही पर्याप्त हो सकता है, हालाँकि संभावित ग्राहकों की ओर से बदलाव के लिए कुछ प्रतिरोध है। यह आंशिक रूप से जड़ जमाए हुए प्रक्रियाओं और मानसिकता के कारण है, लेकिन संभावित विफलता की उच्च लागत और उससे जुड़े नकारात्मक प्रचार के कारण भी है।
